Sales und Recruiting in einem System: Wechsel auf Zoho Recruit

Ausgangslage

Der Kunde vermittelt Freelancer in Projekte und betreibt dafür eine eigene Plattform. Sales und Recruiting arbeiteten mit einem älteren Recruiting-System, das abgelöst werden sollte. Service und Marketing hatte der Kunde mit uns bereits auf Zoho Desk und Zoho Marketing Automation umgestellt.

Gefordert war ein System, in dem Sales und Recruiting gemeinsam mit Firmen, Ansprechpartnern, Kandidaten und Projekten arbeiten, ohne die Historie aus dem Altsystem zu verlieren.

Lösung

In Workshops mit dem Sales-Team haben wir Prozesse, Layouts und Zuständigkeiten in Zoho Recruit festgelegt. Die Daten aus dem Altsystem haben wir in mehreren Testläufen aufbereitet und übernommen: Firmen, Kontakte, Kandidaten, Bewerbungen, Projekte und Aktivitäten, inklusive der Zuordnung zu den zuständigen Mitarbeitenden. Über eine Schnittstelle fließen Profile aus der eigenen Plattform nach Recruit.

Architektur in Worten

• Zoho Recruit ist das gemeinsame System für Sales und Recruiting (Firmen, Kontakte, Kandidaten, Bewerbungen, Projekte).
• Datenaufbereitung der Altdaten per SQL und Zoho Analytics, mit Regeln für Dubletten, Zuständigkeiten und Verknüpfungen.
• Migration in Etappen: erst Stammdaten, dann Bewerbungen und Projekte, zuletzt die Aktivitäten; der finale Import lief über einen n8n-Workflow gegen die Recruit-API.
• Profil-Schnittstelle überträgt Profile aus der Plattform des Kunden nach Zoho Recruit, umgesetzt gemeinsam mit dem Entwicklerteam des Kunden.
• Kopier-Funktion und Sync halten Firmen und Kontakte zwischen Sales- und Recruiting-Sicht konsistent.
• Zoho Analytics für die Plausibilisierung der Daten und das Sales-Reporting.

Warum die Migration in mehreren Stufen lief

Die Altdaten enthielten viele Sonderfälle, etwa uneindeutige Zuordnungen zwischen Firmen, Kontakten und Aktivitäten. Statt alles in einem Schritt zu übernehmen, haben wir die Konstellationen gemeinsam mit dem Kunden analysiert, Regeln dokumentiert und jede Stufe mit Testdaten geprüft. So ging das Team mit sauberen Daten live, und die Historie aus dem Altsystem blieb erhalten.

Aus Gründen der Vertraulichkeit nennen wir diesen Kunden nicht namentlich. Wenn Sie möchten, stellen wir im Erstgespräch den Kontakt für ein kurzes Referenztelefonat her.