Abos mit Wertsicherung: Preisanpassung nach Verbraucherpreisindex automatisiert

Ausgangslage

Der Kunde vertreibt Software im Abo. Die Verträge enthalten eine Wertsicherungsklausel: Die Preise werden regelmäßig an den Verbraucherpreisindex (VPI) angepasst. Bisher wurden Verträge, Indexwerte und Rechnungen in getrennten Listen gepflegt und die Anpassungen von Hand berechnet.

Ziel war ein durchgängiger Prozess vom Deal im CRM bis zur Rechnung, bei dem Indexanpassungen automatisch und nachvollziehbar laufen.

Lösung

In Zoho CRM haben wir ein Modul für die VPI-Werte aufgebaut und die Deal-Pipeline um die Phasen Vertrag, Implementierung und Abo erweitert. Ein Blueprint stellt sicher, dass alle Vertragsangaben vollständig sind. Ist der Deal so weit, erzeugt ein Skript das Abo in Zoho Billing, mit Plan, Rabatt, Zahlungsart und Steuereinstellungen. Bei der Indexanpassung berechnet das System den neuen Preis aus dem jeweiligen VPI-Stand und druckt die Klausel samt Differenz auf die Rechnung. Änderungen am Abo fließen zurück in den Deal.

Architektur in Worten

• Zoho CRM führt Firmen, Deals mit Vertragsdaten und ein eigenes Modul für die VPI-Indexwerte.
• Blueprint führt durch die Phasen Vertrag, Implementierung und Abo und erzwingt fehlende Pflichtangaben.
• Deluge-Skript legt aus dem Deal das Abo in Zoho Billing an, inklusive Rabatt in Prozent oder Euro, Tarifcode, Zahlungsart und Steuercode.
• Preisanpassung berechnet neue Preise anhand des hinterlegten Index und übernimmt automatisch den jeweils letzten VPI-Stand.
• Rechnungsvorlagen weisen die Wertsicherungsklausel und die Preisdifferenz aus, für Inland, EU und Drittland.
• Rückkopplung schreibt Änderungen an Produkt, Rabatt und Betrag aus Zoho Billing in den Deal zurück.

Warum die Migration per Skript lief

Für die Übernahme bestehender Verträge mussten Abos rückwirkend angelegt werden, was über die Oberfläche von Zoho Billing nicht möglich ist. Ein Skript hat die Bestandsverträge deshalb inklusive Vorabkalkulation des Index übernommen. Nach Testläufen mit Rechnungen für Inland, EU und Drittland wurden im ersten Lauf 420 Rechnungen erzeugt.

Aus Gründen der Vertraulichkeit nennen wir diesen Kunden nicht namentlich. Wenn Sie möchten, stellen wir im Erstgespräch den Kontakt für ein kurzes Referenztelefonat her.