Agenturalltag in einem System: Zoho One für eine Kommunikationsagentur

Ausgangslage

Die Agentur arbeitete mit einem älteren Zoho-Konto und mehreren Einzellösungen für Kontakte, Rechnungen, Zeiterfassung und Mailings. Daten wurden doppelt gepflegt, und Presseverteiler sowie Kundenkontakte lagen in verschiedenen Listen.

Mit dem Umstieg auf Zoho One sollte ein neues, sauber aufgesetztes Konto entstehen, in das die bestehenden Daten und Belege übernommen werden.

Lösung

In Workshops haben wir die Anforderungen für CRM, Buchhaltung, Personal, Marketing und Projekte aufgenommen. Kunden und Kontakte wurden aus dem Altsystem exportiert, aufbereitet und verknüpft ins neue CRM übernommen. Zoho Books haben wir mit Vorschussrechnungen, Gutschriften, Mahnwesen und CRM-Anbindung eingerichtet und die bisherigen Rechnungen, Zahlungen und Gutschriften migriert. Gemeinsam mit der Steuerkanzlei wurde der DATEV-Export abgestimmt. Zoho People regelt Arbeitszeiten, Schichten und Urlaub, Zoho Marketing Automation die Mailings an Kunden und Presse.

Architektur in Worten

• Zoho CRM ist die gemeinsame Kontaktbasis für Kunden, Ansprechpartner und Presse.
• Zoho Books erstellt Angebote, Vorschuss- und Schlussrechnungen, Gutschriften und Mahnungen; Projekte werden per Berichts-Tags ausgewertet.
• Belegmigration übernimmt Rechnungen, Vorschussrechnungen, Zahlungen und Gutschriften aus dem alten Konto.
• DATEV-Export übergibt die Buchhaltungsdaten an die Steuerkanzlei.
• Zoho People verwaltet Arbeitszeiten, Schichten, Urlaub und Überstunden.
• Zoho Marketing Automation versendet personalisierte Kampagnen; die Kontakte werden vorab auf Zustellbarkeit geprüft.
• Zoho Projects und Zoho Forms für Projektarbeit und interne Formulare.

Warum ein neues Konto statt Weiterbau

Das alte Konto war über Jahre gewachsen und nicht auf Zoho One ausgelegt. Ein frisch aufgesetztes Konto mit sauberer Struktur und gezielter Datenübernahme war der schnellere Weg zu einem System, das alle Apps sinnvoll verbindet. Die Migration der Belege stellte sicher, dass Buchhaltung und offene Posten lückenlos weiterlaufen.

Aus Gründen der Vertraulichkeit nennen wir diesen Kunden nicht namentlich. Wenn Sie möchten, stellen wir im Erstgespräch den Kontakt für ein kurzes Referenztelefonat her.