Case Study

E-Mail, Kunden und Support aus einer Hand: Zoho Mail für einen Online-Händler

Kunde: Online-Händler mit B2B- und B2C-Geschäft · Branche: Handel & Distribution · Bereich: Vertrieb und Kundenservice

Ausgangslage

Der Kunde verkauft über einen Online-Shop an Privat- und Geschäftskunden und hatte mit uns Zoho CRM für Interessenten und Kunden sowie Zoho Desk als Support-Plattform eingeführt. Die geschäftlichen E-Mails liefen noch über einen separaten Anbieter, sodass Postfach, Kundendaten und Tickets in getrennten Welten lebten.

Gleichzeitig sollten automatische E-Mails, etwa aus Bestell- und Support-Prozessen, zuverlässig zugestellt werden, ohne die Postfächer der Mitarbeitenden zu belasten.

Lösung

Wir haben die Postfächer auf Zoho Mail umgezogen und das Team in einer Q&A-Session in die Arbeit mit dem neuen Mailsystem eingeführt. Weil Zoho Mail im selben Konto wie CRM und Desk läuft, sind E-Mails, Kontakte und Tickets direkt miteinander verbunden. Für automatische System-E-Mails haben wir den Einsatz von ZeptoMail konzipiert, dem Zoho-Dienst für transaktionale E-Mails, der getrennt von den persönlichen Postfächern versendet.

Architektur in Worten

Zoho Mail stellt die geschäftlichen Postfächer bereit, im selben Zoho-Konto wie CRM und Desk.
Zoho CRM führt Interessenten, Geschäfts- und Privatkunden; die Daten aus dem Shopsystem werden über eine Schnittstelle übernommen.
Zoho Desk bündelt Kundenanfragen als Tickets.
ZeptoMail ist für den Versand automatischer System-E-Mails vorgesehen, getrennt von den persönlichen Postfächern (Konzept).
Domain-Einstellungen sorgen dafür, dass Zoho Mail unter der eigenen Absenderdomain zustellt; für ZeptoMail sind sie im Konzept berücksichtigt.

Warum Zoho Mail und ZeptoMail getrennt geplant sind

Persönliche Korrespondenz und automatische Benachrichtigungen haben unterschiedliche Anforderungen. Zoho Mail ist für die tägliche Arbeit der Mitarbeitenden gedacht, ZeptoMail für hohe Stückzahlen und zuverlässige Zustellung automatischer E-Mails. Die Trennung schützt die Reputation der Postfächer und hält Versandlimits im Alltag frei.

Aus Gründen der Vertraulichkeit nennen wir diesen Kunden nicht namentlich. Wenn Sie möchten, stellen wir im Erstgespräch den Kontakt für ein kurzes Referenztelefonat her.

Ergebnis auf einen Blick

1 Plattform für E-Mail, Kunden und Support

Postfach, Kundendaten und Support-Tickets greifen ineinander statt nebeneinander.

Das Team arbeitet mit Zoho Mail im selben Umfeld wie mit CRM und Desk. Für automatische Benachrichtigungen liegt ein Konzept mit ZeptoMail bereit, getrennt von den persönlichen Postfächern.