Vom Lead bis zur Projektrechnung: Projektmanagement und Abrechnung mit Zoho

Ausgangslage

Der Kunde rechnet Beratungsleistungen nach Aufwand ab. Zeiten wurden in Tabellen erfasst, Reisekosten separat gesammelt, und für jede Rechnung mussten die Zahlen zusammengesucht werden. Mit der Einführung von Zoho One sollte das Projektmanagement mit Zeiterfassung das Herzstück werden, angebunden an Vertrieb und Buchhaltung.

Lösung

Wir haben Zoho Projects mit Projektvorlagen, Zeiterfassung und Benutzerkosten eingerichtet und an Zoho CRM angebunden. In einem Proof of Concept haben wir den gesamten Ablauf mit dem Team durchgespielt: Lead anlegen, in eine Verkaufschance umwandeln, gewinnen, Projekt anlegen, Zeiten buchen und Rechnung erstellen. Reisekosten erfassen die Mitarbeitenden in Zoho Expense direkt am Projekt. Zoho Books übernimmt Angebote, Rechnungen und Gutschriften mit eigenen Vorlagen und dem passenden Kontenrahmen. Bestehende Zeiterfassungen haben wir per Import übernommen.

Architektur in Worten

• Zoho CRM führt Leads, Firmen und Verkaufschancen; ein gewonnener Auftrag wird zum Projekt.
• Zoho Projects steuert Projekte mit Vorlagen, Aufgaben und Zeiterfassung inklusive Benutzerkosten.
• Zoho Expense erfasst Reisekosten und Auslagen projektbezogen.
• Zoho Books erstellt Projektrechnungen aus Stunden und Spesen, mit eigenen Vorlagen für Angebot, Rechnung und Gutschrift.
• Import der Timesheets übernimmt die bisherigen Zeiterfassungen ins neue System.
• Rollen- und Rechtekonzept legt fest, wer Zeiten, Projekte und Rechnungen sieht und bearbeitet.

Warum ein Proof of Concept am echten Ablauf

Projektabrechnung berührt Vertrieb, Projektleitung und Buchhaltung gleichermaßen. Den kompletten Weg vom Lead bis zur Rechnung einmal mit Beispielprojekten durchzuspielen, hat früh gezeigt, welche Einstellungen bei Zeiterfassung, Stundensätzen und Vorlagen nötig sind. So ging das Team mit einem erprobten Prozess live.

Aus Gründen der Vertraulichkeit nennen wir diesen Kunden nicht namentlich. Wenn Sie möchten, stellen wir im Erstgespräch den Kontakt für ein kurzes Referenztelefonat her.