Eine Plattform, mehrere Gesellschaften: Zoho One für eine Unternehmensgruppe

Ausgangslage

Der Kunde ist eine Gruppe aus mehreren Gesellschaften rund um Weiterbildung, Netzwerke und Beratung. Jede Gesellschaft hatte eigene Abläufe: Seminare über einen Webshop verkaufen, Veranstaltungen und Netzwerktreffen organisieren, Abos abrechnen oder Mandate betreuen. Viele Aufgaben wurden noch manuell oder in getrennten Werkzeugen erledigt.

Gesucht war eine gemeinsame Plattform, die jeder Gesellschaft ihre eigene Arbeitsweise lässt und trotzdem gruppenweit einheitlich betrieben werden kann.

Lösung

Wir haben Zoho One für die Gesellschaften der Gruppe eingerichtet und mit jeder Gesellschaft ihre Kernprozesse umgesetzt. Bestellungen aus dem Webshop erzeugen automatisch Kunden und Rechnungen in Zoho Books. Für Netzwerktreffen entstand ein Veranstaltungsplaner im CRM, der Teilnehmende automatisch zuordnet. Wiederkehrende Rechnungen, Desk für Anfragen, Projects für interne Tätigkeiten und Zoho People für Arbeitszeiten und Urlaub kamen hinzu, später Zoho Contracts für das Vertragsmanagement. Gruppenweit haben wir einen gemeinsamen Passwort-Tresor, Hardware-Schlüssel für die Anmeldung und ein Backup-Konzept für alle Zoho-Apps umgesetzt.

Architektur in Worten

• Zoho CRM führt Firmen, Kontakte und Veranstaltungen je Gesellschaft, inklusive Veranstaltungsplaner mit automatischer Teilnehmerzuordnung.
• Webshop-Anbindung übergibt Bestellungen per API an Zoho Books, sucht oder legt den Kunden an und erstellt die Rechnung.
• Zoho Books und Zoho Billing erstellen Einzel- und wiederkehrende Rechnungen und leiten Belege automatisch an DATEV weiter.
• Zoho Desk und Zoho Projects für Anfragen und interne Tätigkeiten.
• Zoho Marketing Automation für Lead-Nurturing und Seminar-Journeys.
• Zoho People für Arbeitszeiten, Schichten, Urlaub und Überstunden in allen Gesellschaften.
• Zoho Contracts und Zoho Sign für Vertragsmanagement und digitale Unterschriften, angebunden an das CRM.
• Zoho Vault, Hardware-Schlüssel und Backup-Konzept als gemeinsame Sicherheitsstandards der Gruppe.

Warum gemeinsame Standards, aber getrennte Prozesse

Eine Gruppe mit unterschiedlichen Geschäftsmodellen braucht keine Einheitslösung, aber einheitliche Spielregeln. Deshalb setzt jede Gesellschaft nur die Apps ein, die zu ihrem Geschäft passen, während Anmeldung, Passwortverwaltung, Datensicherung und Rechnungsweitergabe gruppenweit gleich geregelt sind. So bleibt die Plattform für die Administration beherrschbar.

Aus Gründen der Vertraulichkeit nennen wir diesen Kunden nicht namentlich. Wenn Sie möchten, stellen wir im Erstgespräch den Kontakt für ein kurzes Referenztelefonat her.