Von der Kundenanfrage zum Angebot: Zoho CRM für einen Elektronik-Distributor

Ausgangslage

Der Kunde beschafft und vertreibt elektronische Bauteile. Kundenanfragen kamen per E-Mail, Kontakte lagen im E-Mail-Programm, und Angebote sowie Vertriebszahlen wurden in Excel gepflegt. Einen Überblick über offene Anfragen und den Vertriebserfolg gab es nur mit viel Handarbeit.

Nach einem Proof of Concept sollte Zoho als zentrale Plattform eingeführt werden, mit dem CRM als Arbeitssystem für den Vertrieb.

Lösung

Wir haben Zoho CRM auf den Anfrageprozess des Kunden zugeschnitten. Anfragen werden in einem eigenen Modul mit Bauteilen, Mengen und Zielpreisen erfasst. Aus einer Anfrage erstellt ein Skript per Knopfdruck das Angebot, wahlweise auf Deutsch oder Englisch. Kontakte und Leads haben wir aus dem bisherigen E-Mail-Programm übernommen. Die Telefonie wurde angebunden, Rollen und Berechtigungen auf die Teams abgestimmt. Ein Sales-Report in Zoho Analytics macht die Vertriebszahlen sichtbar und ist direkt im CRM eingebunden.

Architektur in Worten

• Zoho CRM führt Leads, Firmen, Kontakte, Deals und ein eigenes Modul für Kundenanfragen.
• Anfragen-Modul erfasst Bauteile, Mengen und Zielpreise und dient als Arbeitsliste für den Vertrieb.
• Deluge-Skript erstellt aus der Anfrage das Angebot in der gewählten Sprache; Artikel und Produkte werden synchron gehalten.
• Client-Skript prüft bei der Eingabe eines Firmennamens, ob Lead oder Firma bereits existieren, und verhindert so Dubletten.
• Datenmigration übernimmt Kontakte und Leads aus dem bisherigen E-Mail-Programm.
• Telefonie-Integration und ein abgestuftes Rollen- und Rechtekonzept.
• Zoho Analytics berechnet den Sales-Report über KPI-Daten, Abfragen und Pivot-Tabellen und zeigt ihn als Dashboard im CRM.

Warum das Anfragen-Modul im Mittelpunkt steht

Im Bauteilhandel beginnt fast jedes Geschäft mit einer konkreten Anfrage zu Teil, Menge und Preis. Ein Standard-Deal bildet das nicht ausreichend ab. Mit einem eigenen Modul arbeitet der Vertrieb die Anfragen wie eine Liste ab, und das Angebot entsteht direkt daraus. Rollout und Hypercare liefen vor Ort, damit das Team vom ersten Tag an im System arbeitet.

Aus Gründen der Vertraulichkeit nennen wir diesen Kunden nicht namentlich. Wenn Sie möchten, stellen wir im Erstgespräch den Kontakt für ein kurzes Referenztelefonat her.