Real-Time-Kopplung von zwei Welten: Zoho CRM und Business Central

Ausgangslage

Nachdem der Kunde mit uns Zoho CRM eingeführt hatte, sollte das CRM dringend mit Microsoft Business Central verbunden werden: Zoho CRM ist das führende System für die Angebots-Pipeline, Business Central für die Angebotsbelege.

Der Vertrieb arbeitet primär im CRM, die Belege werden aber in Business Central produziert. Stammdaten können auf beiden Seiten entstehen, weswegen laufend Daten zwischen den Systemen abgeglichen oder per manuellem Batch aktualisiert werden mussten. Außerdem mussten die PDF-Belege von Hand ins CRM zur Verkaufschance hochgeladen werden.

Lösung

In gemeinsamen Workshops mit dem Kunden und dessen Business-Central-Dienstleister haben wir festgelegt, welcher Schritt im Verkaufsprozess in welchem System stattfindet. Darauf aufbauend verbindet eine Schnittstelle auf Basis von Zoho Flow und Deluge beide Systeme: Unternehmenskontakte, Personen und Debitoren werden in beide Richtungen angelegt und aktualisiert. Angebots-PDFs aus Business Central landen automatisch an der passenden Verkaufschance im CRM, und Statusänderungen am Angebot aktualisieren deren Phase.

Architektur in Worten

• Zoho CRM ist das Arbeitssystem des Vertriebs (Unternehmen, Ansprechpartner, Verkaufschancen).
• Microsoft Business Central führt Debitoren und erstellt die Angebote.
• Zoho Flow mit Deluge-Funktionen schreibt Änderungen aus dem CRM per API/OData nach Business Central (Anlage und Update).
• Webhooks aus Business Central melden Änderungen zurück an Zoho; die Daten werden im CRM aktualisiert.
• Eindeutige IDs auf beiden Seiten sorgen für eine saubere Zuordnung (Upsert statt Dubletten).
• Angebots-PDFs werden aus Business Central abgeholt und per Delta-Abgleich nur bei neuen oder geänderten Dokumenten an die Verkaufschance gehängt.
• Statusänderungen am Angebot setzen die Phase der Verkaufschance im CRM.

Warum eine eigene Schnittstelle über Zoho Flow

Für die Kombination aus Zoho CRM und Business Central gibt es keine Standard-Integration, die Stammdaten in beide Richtungen abgleicht und gleichzeitig Angebotsdokumente überträgt. Die Schnittstelle wurde deshalb in Zoho Flow und Deluge umgesetzt, abgestimmt auf die APIs, die der Business-Central-Dienstleister bereitstellt. Eingeführt wurde sie schrittweise: erst ein Proof of Concept, dann Tests gegen Business Central und Testläufe mit dem Kunden, danach das Deployment in Etappen.

Aus Gründen der Vertraulichkeit nennen wir diesen Kunden nicht namentlich. Wenn Sie möchten, stellen wir im Erstgespräch den Kontakt für ein kurzes Referenztelefonat her.