Case Study

Kundenportal mit Zählerstandserfassung: Drupal und Zoho CRM im Gleichtakt

Kunde: Energiedienstleister für Hausverwaltungen · Branche: Energiewirtschaft · Bereich: Kundenservice

Ausgangslage

Der Kunde betreut Hausverwaltungen mit zahlreichen Liegenschaften. Verwaltungen, Liegenschaften und die zugehörigen Dokumente liegen in Zoho CRM. Bisher wurden Unterlagen einzeln verschickt und Zählerstände auf Zuruf erfasst.

Gewünscht war ein Portal, in dem jede Verwaltung ihre Liegenschaften und Dokumente selbst abruft und Zählerstände direkt eingibt, ohne dass der Kundenservice Daten doppelt pflegt.

Lösung

Nach einem Proof of Concept mit Zoho-Bordmitteln haben wir uns gemeinsam mit dem Kunden für ein eigenes Portal auf Basis von Drupal entschieden. In der ersten Stufe stellt das Portal Verwaltungen, Liegenschaften und Dokumente aus dem CRM bereit, inklusive Mehrfach-Download als ZIP. In der zweiten Stufe kam die Zählerstandserfassung hinzu: Verwaltungen erfassen die Zählerstände im Portal, nach der Freigabe werden die Werte festgeschrieben und an das CRM übertragen.

Architektur in Worten

Zoho CRM ist das führende System für Verwaltungen, Liegenschaften, Zähler und Dokumente.
Zoho Flow mit Deluge-Funktionen legt Verwaltungen, Liegenschaften und Anhänge kaskadierend im Portal an und hält sie aktuell.
Drupal stellt das Portal mit Rollen, Berechtigungen, Dashboard und Dokumenten-Download bereit; eine API auf Portalseite nimmt die Daten aus Zoho entgegen.
Zählerstände werden im Portal erfasst und über eine schlanke Middleware und Webhooks in beide Richtungen synchronisiert.
Freigabe und Historisierung sorgen dafür, dass übermittelte Werte festgeschrieben werden und neue Erfassungsperioden sauber starten.
Whitelisting der Anhänge stellt sicher, dass nur freigegebene Dokumente im Portal erscheinen.

Warum Drupal statt eines Zoho-Portals

Die Anforderungen an Dokumenten-Downloads, Layout und die eigene Erfassungsoberfläche für Zählerstände gingen über das hinaus, was ein Standard-Portal aus dem Zoho-Umfeld abbildet. Mit Drupal ließ sich das Portal frei gestalten, während Zoho CRM das führende System bleibt. Umgesetzt wurde in zwei Stufen: erst Portal und Dokumente, dann die Zählerstandserfassung mit bidirektionalem Abgleich.

Aus Gründen der Vertraulichkeit nennen wir diesen Kunden nicht namentlich. Wenn Sie möchten, stellen wir im Erstgespräch den Kontakt für ein kurzes Referenztelefonat her.