Case Study

KI bündelt Vor-Ort-Termine: Tourenplanung für Sachverständige in Zoho CRM

Kunde: Dienstleister rund um den Fertighausbau · Branche: Bau & Immobilien · Bereich: Disposition

Ausgangslage

Der Kunde begleitet Bauherren von Fertighäusern mit Sachverständigen, die bundesweit Vor-Ort-Termine wahrnehmen. Mit Zoho CRM hatten wir Vorgänge, Termine und Aufgaben bereits zentral abgebildet. Offen war die Frage, welche Termine sich sinnvoll zu einer Tour kombinieren lassen.

Die Disposition musste dafür Adressen, Fälligkeiten, Arbeitszeit inklusive Fahrt und die Verfügbarkeit der Sachverständigen manuell abwägen, Termin für Termin.

Lösung

Wir haben die Termine in Zoho CRM auf einer Karte sichtbar gemacht und eine KI-Funktion angebunden, die kombinierbare Termine zu Gruppen bündelt. Die Vorschläge werden automatisch berechnet, bereits fixierte Termine bleiben unverändert. Zusätzlich zeigt eine Ad-hoc-Suche zu einem Termin passende weitere Termine in zeitlicher und örtlicher Nähe. Später kam die Zuordnung der Sachverständigen mit ihren Startadressen hinzu.

Architektur in Worten

Zoho CRM führt Vorgänge und Vorgangs-Aktivitäten mit Adresse, Fälligkeit und Status.
Mapsly synchronisiert die Termine aus dem CRM und zeigt sie auf der Karte.
Deluge-Funktion stellt die offenen Termine als strukturierte Daten zusammen und übergibt sie an die KI.
KI-Modell bündelt kombinierbare Termine zu Gruppen, unter Berücksichtigung von Tagesarbeitszeit inklusive Fahrt und den Startpunkten der Sachverständigen.
Rückschreiben ins CRM über ein einfaches Gruppen-Feld, nach dem die Disposition sortieren und filtern kann.
Fixierte Termine werden bei neuen Berechnungen nicht verändert.

Warum KI statt fester Planungsregeln

Die Kombination aus Entfernung, Fälligkeit, Termindauer und Verfügbarkeit lässt sich mit starren Regeln nur schwer abbilden. Eine KI liefert hier gute Vorschläge, die die Disposition prüft und übernimmt. Bewusst einfach gehalten ist die Darstellung im CRM: Gruppen erscheinen als Auswahlwert am Termin, nicht als zusätzliches Modul, damit sich der Arbeitsalltag der Disposition kaum ändert.

Aus Gründen der Vertraulichkeit nennen wir diesen Kunden nicht namentlich. Wenn Sie möchten, stellen wir im Erstgespräch den Kontakt für ein kurzes Referenztelefonat her.