Vertragsdaten in Echtzeit: Abrechnungssystem und Zoho CRM verbunden

Ausgangslage

Der Kunde hatte mit uns Zoho CRM und Zoho Marketing Automation eingeführt. Verträge, Lieferstatus und Kundennummern entstehen aber im eigenen Abrechnungssystem. Damit Vertrieb, Kundenservice und Marketing mit aktuellen Daten arbeiten, mussten diese Informationen zuverlässig und ohne manuelle Übertragung ins CRM.

Die Herausforderung: Kunden können privat oder als Firma auftreten, E-Mail-Adressen und Kundennummern sind nicht immer eindeutig, und bestehende CRM-Daten durften nicht überschrieben werden.

Lösung

In Workshops haben wir Felder, Matching-Regeln und die technische Anbindung mit dem Entwicklerteam des Kunden festgelegt. Das Abrechnungssystem ruft einen Endpunkt in Zoho CRM auf und übergibt Kunden- und Vertragsdaten. Eine Deluge-Funktion ordnet die Daten über mehrstufige Matching-Regeln dem richtigen Kontakt oder der richtigen Firma zu, legt Verträge an oder aktualisiert sie. Später kamen Vertragspartner, Umzüge und das Onboarding-Datum hinzu, außerdem der Umzug der Systemmailings nach Zoho.

Architektur in Worten

• Abrechnungssystem übergibt Kunden, Firmen und Verträge per REST an einen Endpunkt in Zoho CRM, einzeln oder als Batch.
• Deluge-Funktion in Zoho CRM prüft die Daten, matcht Kontakte über Kundennummer und E-Mail-Adresse und unterscheidet Privat- und Firmenkunden.
• Verträge werden als eigenes Modul geführt, inklusive Adresse, Tarif, Onboarding- und Umzugsdatum sowie Vertragspartnern.
• Client-Skripte und Validierungsregeln sperren Felder, die nur das Abrechnungssystem ändern darf, und normalisieren Telefonnummern.
• Zoho Flow übernimmt Webhooks und Logging für die Batch-Verarbeitung.
• Systemmailings werden über eine eigene Vorlagenverwaltung im CRM mit Platzhaltern per API aus Zoho versendet.
• Sandbox für Tests, bevor Änderungen in die Produktion gehen.

Warum ein Endpunkt im CRM statt Batch-Abgleich

Ein nächtlicher Abgleich hätte Vertriebs- und Servicedaten immer einen Tag hinterherlaufen lassen. Mit einem Endpunkt im CRM meldet das Abrechnungssystem Änderungen sofort, und die Matching-Logik liegt an einer Stelle. Die Bestandsdaten wurden einmalig migriert und gegen dieselben Regeln geprüft; neue Konstellationen ließen sich später gezielt nachschärfen.

Aus Gründen der Vertraulichkeit nennen wir diesen Kunden nicht namentlich. Wenn Sie möchten, stellen wir im Erstgespräch den Kontakt für ein kurzes Referenztelefonat her.